Descrizione
Il manuale di gestione rappresenta un atto di organizzazione che descrive le varie fasi operative del sistema di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo in una visione d’insieme che va dalla protocollazione del documento, alla sua gestione, archiviazione e fascicolazione fino alla conservazione ai sensi di legge.
Nel manuale di gestione devono essere riportati le norme di sicurezza dei documenti informatici; le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno e all’esterno dell’amministrazione; la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti; l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo; l’elenco dei documenti esclusi dal protocollo; il sistema di classificazione dei documenti; le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo; la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico; i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; le modalità di utilizzo del registro di emergenza.
Il sistema di gestione documentale deve garantire:
• la produzione di documenti attendibili a fini giuridici e amministrativi
• l’organizzazione e la tenuta dei documenti in modo ordinato e coerente alle funzioni esercitate
• la trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata
• la rapidità e l’efficienza del reperimento delle informazioni nell’ambito dell’attività amministrativa svolta
• il versamento dei documenti informatici al sistema di conservazione